Huishoudelijk reglement
kinderopvang

Graag stellen wij u de werking van ons inclusief kinderdagverblijf Fie & Ola voor in dit huishoudelijk reglement. We  willen voor élk kind een warm nest en een fijne groeiplek zijn, waar alle talenten de ruimte en liefde krijgen om ten volle tot ontwikkeling te komen.

We willen heel graag dat u en alle betrokkenen rond uw kindje zich welkom voelen en dat we vanuit een wederzijds vertrouwen samen de opvang kunnen organiseren.

We staan altijd klaar om in gesprek te gaan mochten er onduidelijkheden zijn.

Praktische gegevens

Fie & Ola
Sint-Elooistraat 10
9820 Merelbeke

09/274.18.16
www.fie-en-ola.be
info@fie-en-ola.be

Gegevens van de organisator
Fiola vzw
Hoofdzetel
Groot-begijnhof 73
9040 Sint-Amandsberg
Ondernemingsnummer: 0675709918
Rekeningnummer: BE88 8939 4406 9541

09/274.10.10
www.fiolavzw.be
info@fiolavzw.be

Gegevens van Kind & Gezin:
Kind en Gezin
Hallepoortlaan 27
1060 Brussel
Kind&Gezin-Lijn: 078 150 100 (elke werkdag 8u-20u)
www.kindengezin.be/formulieren/contact.jsp

Openingsuren Fie & Ola:
Maandag tot vrijdag van 7u tot 18u

Fie & Ola bereiken in nood of buiten de openingsuren:
De verantwoordelijke, Ellen Verspeeten, is bereikbaar op 0473/84.02.62
of via mail ellen.verspeeten@fiolavzw.be

Prijs en betaling

Waarborg
We vragen om een waarborg van €250 te storten op rekeningnummer BE88 8939 4406 9541,  met mededeling: “waarborg + familienaam van beide ouders OF naam van het kind” en dit ten laatste 2 dagen na het tekenen van de schriftelijke overeenkomst. De opvang is pas gegarandeerd als de waarborg gestort is.
De waarborg wordt terug gestort als het opvangplan beëindigd is, ten laatste 15 werkdagen na betaling van de laatste factuur.
De waarborg zal ingehouden worden indien het contract verbroken wordt vóór het kind naar de opvang komt, zonder medisch bewezen reden of indien het contract vroegtijdig afgebroken wordt af en daarbij niet aan de voorwaarden van opzeg wordt voldaan.

Dagprijs
We kunnen helaas nog niet werken in een gesubsidieerd systeem met een tarief gebaseerd op het gezinsinkomen.
We bieden daarom opvang aan met een vaste dagprijs:

  • Een volle opvangdag van 5 of meer opeenvolgende uren kost €30
  • Een halve opvangdag minder dan 5u opeenvolgende uren kost €20

Een halve opvangdag is van 7u tot 12u of van 13u tot 18u. Of een variant daarvan. Wij streven er naar de combinatie met deeltijds schoolgaande kinderen te kunnen maken.

De dagprijs omvat: luiers en standaard verzorgingsproducten, afvalverwerking, maaltijden en tussendoortjes.
De dagprijs omvat niet: flesvoeding, dieetvoeding, producten rond verzorging die afwijken van de onze,…

Het Groeipakket voorziet een kinderopvangtoeslag voor ouders die geen gebruik kunnen maken van de inkomensgerelateerde kinderopvang van niet-schoolgaande kinderen. De uitbetaling gebeurt door het kinderbijslagfonds.
De opvang is fiscaal aftrekbaar. U ontvangt daarvoor jaarlijks een attest van de organisator.
We vragen minimum 2 volle dagen of 3 halve dagen aanwezigheid, dit in het kader van onze bezetting maar ook en vooral om je kindje gunstig te kunnen laten wennen aan de opvang in groep.

Alle afwijkingen van het opvangplan worden mondeling besproken en het toekennen van de wijziging is afhankelijk van organisatorische redenen. We bekijken elke vraag individueel. Na mondeling akkoord wordt hiervan telkens een schriftelijke bevestiging gegeven en het opvangplan wordt aangepast.

Respijtdagen en afwezigheid
Je kind heeft recht op respijtdagen. Dit zijn onbetaalde dagen waarop je kind afwezig mag zijn zonder reden. Je kan ze inzetten voor vakantie of ziekte. Voor een opvangplan van 4 of 5 dagen per week heeft een kind 10 respijtdagen. Is het opvangplan minder dan 4 dagen, dan worden er 5 respijtdagen toegekend. Als het eerste of het laatste opvangjaar geen volledig kalenderjaar is of de opvangovereenkomst wordt vroegtijdig beëindigd, wordt verhoudingsgewijs het aantal respijtdagen meegedeeld.

De eerste 5 ziektedagen zijn betalend (tenzij je de respijtdagen ervoor inzet), volgens het opvangplan. Vanaf de 6de opeenvolgende ziektedag betaal je niet meer, mits voorleggen van een geldig doktersattest.
Als je kind ziek is en niet komt, verwittig je ons zo snel mogelijk of ten laatste om 9u30 op de dag zelf.
Voor andere afwezigheden vragen wij om tijdig te verwittigen, in het kader van onze personeelsorganisatie:

  • 1 dag afwezig: één week op voorhand
  • meer dan 1 dag afwezig buiten een schoolvakantie: één maand op voorhand
  • meer dan 1 dag afwezig binnen een schoolvakantie: twee maand op voorhand

Sluitingsdagen
Als de opvang gesloten is, dan betaal je uiteraard niets. De sluitingsdagen worden ruim op voorhand meegedeeld.

Betaling
Je betaalt de opvangdagen zoals in het opvangplan beschreven, met uitzondering van de respijtdagen toegekend per kind.

De factuur van de afgelopen opvangmaand wordt je bezorgd binnen de eerste 10 werkdagen na de laatste dag van de maand. Deze dient betaald te worden binnen de 15 dagen na factuurdatum.
Betwisting van de factuur moet ten laatste 2 werkdagen na het ontvangen ervan gemeld worden aan de verantwoordelijke van de kinderopvang.
Bij niet betaling volgt een kosteloze betalingsherinnering. Wanneer er geen gevolg gegeven wordt aan de betalingsherinnering,wordt incasso ingeschakeld. Bij een betalingsachterstand van twee of meer facturen kunnen we de opvang onmiddellijk verbreken.

Boete
De opvang sluit om 18u. Indien je verhinderd bent om op tijd je kindje af te halen, kan je een alternatieve oplossing zoeken. Als iemand anders je kindje afhaalt, gelieve ons daarvan te verwittigen. Indien het kindje wordt afgehaald na 18u, wordt er een boete aangerekend van 25€ per kwartier gezien dit overuren voor het personeel betekent. Indien er herhaaldelijk laattijdig afgehaald wordt, kan dit een reden zijn om het contract te verbreken.

Opzegmodaliteiten
Indien u de overeenkomst wenst stop de zetten, dient u de organisator daarvan schriftelijk op de hoogte te brengen, tenminste 3 maand vóór de laatste opvangdag. De openstaande respijtdagen vervallen hierbij. Indien de opzegtermijn niet gerespecteerd wordt, kan er een opzegvergoeding aangerekend worden, evenredig aan het opvangplan.

Als het gezin of de organisator een zware fout maakt, dan kan de andere partij de overeenkomst onmiddellijk stopzetten. De opzegtermijn moet niet gerespecteerd worden. Geen van beide partijen kan een opzegvergoeding vragen. Als een kinderbegeleider, verantwoordelijke of andere persoon werkzaam in de kinderopvanglocatie een zware fout maakt, dan wordt dit beschouwd als een zware fout van de organisator. Wij roepen bij dergelijke kwesties altijd de hulp in van een bemiddelende partij (preventie-adviseur of Kind&Gezin).

Wederzijdse afspraken

Brengen en afhalen
Als je kindje niet tijdig kan afgehaald worden, vragen we om telefonisch te verwittigen. Er wordt een boete aangerekend van 25€ per kwartier.

Als iemand anders (persoon niet vermeld op de inlichtingenfiche) je kindje zal brengen of afhalen, verwittig je ons schriftelijk (e-mail, sms). Bij twijfel zullen wij uiteraard beslissen om je kindje niet mee te geven met een vreemde persoon.

Toegang tot de ruimtes
De opvang is tijdens de openingsuren toegankelijk voor alle ouders of betrokkenen. Graag vragen wij echter respect voor de dagelijkse werking, bijvoorbeeld op momenten van eten of slapen. De rustruimtes zijn enkel toegankelijk als er geen kinderen aan het slapen zijn. Omdat de kindjes de vloer echt intensief verkennen en gebruiken, vragen we om niet met schoenen de opvangruimtes te betreden. Je kan je schoenen in de gang achterlaten of de overtreksokjes gebruiken. Ook de kindjes zullen pantoffels aandoen of op blote voetjes of kousenvoetjes lopen.

Voor een rondleiding zullen we telkens een afspraak maken op een moment dat de werking zo min mogelijk verstoord kan worden.

Inlichtingenfiche
We houden van elk kind een inlichtingenfiche bij in de opvang. Gelieve ons te verwittigen mochten de gegevens daarvan wijzigen: je hebt een nieuw telefoonnummer, je gaat scheiden en je kindje heeft een bijkomend adres, de te contacteren persoon in nood is gewijzigd, de personen die het kindje mogen afhalen wijzigen… Dit is in het belang van je eigen kindje en zodat we je snel kunnen verwittigen als er een probleem is.

Aanwezigheidsregister
Wij maken gebruik van het software pakket van DayCare. Hierin wordt dagelijks het uur van brengen en afhalen ingegeven voor de facturatie en de toekenning van de kinderopvangtoeslag en het fiscaal attest door K&G. Deze registratie dient ook voor zorginspectie om de bezetting te controleren en laat toe de wachtlijst te beheren. Er worden verschillende gegevens in bewaard, maar het bedrijf garandeert de privacy van elke gebruiker. U kan, indien gewenst, ook enkel inzage krijgen in uw eigen kinddossier.

Buiten spelen
We hechten groot belang aan het buiten zijn, de natuur beleven en ontdekken in al zijn aspecten en met al onze zintuigen. Naast deze educatieve waarde en het gunstig effect op de gezondheid, vinden we het ook belangrijk in het kader van onze waarden rond duurzaamheid en ecologie dat we kinderen van jongs af aan in contact brengen met de natuur. Uiteraard hoort bij buiten spelen ook dat kinderen zich mogen vuil maken. We vragen hiervoor jullie vertrouwen en respect. Bespreek het gerust met ons als je hier bedenkingen bij hebt, dan zoeken we samen naar een oplossingen of een compromis.

Ziekte
Omdat de gezondheid van jonge kinderen heel belangrijk is, vragen wij u om ons steeds zo eerlijk mogelijk hierover  te informeren. Eventuele niet onmiddellijk zichtbare medische problemen kunnen voor de andere kinderen of de begeleiders een potentieel gevaar betekenen. Een kind dat ziek is, voelt zich meestal ook niet zo gelukkig in groep en wordt best thuis opgevangen.

Als uw kindje ziek wordt in de opvang, zullen wij u altijd verwittigen. U kan dan zelf een afspraak plannen bij uw eigen arts indien gewenst of een oplossing zoeken voor de komende dagen.
Als wij oordelen dat een onmiddellijke interventie noodzakelijk is, dan zullen wij u vragen of onze eigen huisarts op visite kan komen of zullen wij de hulpdiensten verwittigen. De kosten daarvoor zijn voor uw rekening.

Bij hoge koorts (>38,5°), besmettingsgevaar of andere symptomen hanteren wij de richtlijnen van K&G.
U kan deze zelf ook raadplegen op https://www.kindengezin.be/img/2019-checklist-ziektes-symptomen-bis.pdf

De medische gegevens op de inlichtingenfiche zijn van groot belang voor ons om de gezondheid van uw kind goed in te schatten. Gelieve ons op de hoogte te brengen als er zaken in wijzigen.

Wij hebben een crisisprocedure die we dienen bij te sturen en te evalueren. U kan deze op vraag raadplegen.

Medicatie
Medicatie wordt in principe thuis toegediend. Wij zullen enkel fysiologisch serum of zinkzalf toedienen. Alle andere nodige medicatie is steeds op medisch voorschrift. Hierop moeten volgende gegevens vermeld zijn:
naam en voornaam van het kind, naam geneesmiddel, toedieningswijze, dosering, tijdstip van toediening, bewaring en duur van de behandeling.

Bij koorts dienen wij niet standaard koortswerend middel toe. Wij volgen hierbij de adviezen van K&G op.
U kan deze raadplegen op https://www.kindengezin.be/kinderopvang/sector-babys-en-peuters/veiligheid-en-gezondheid/ziekte/#Koorts
Wij zullen u telkens telefonisch verwittigen en onze observatie van uw kindje meedelen. Bij uitgesproken ongemak kunnen wij eenmalig een dosis koortswerende medicatie toedienen, indien u uw schriftelijke toestemming hiervoor gegeven heeft op de inlichtingenfiche.

Preventie wiegendood
Wij besteden aandacht aan een veilige en gezonde slaapomgeving, zeker in het kader van wiegendoodpreventie. We volgen hierbij de richtlijnen van K&G. De kinderen hebben een eigen bedje, de slaapkamers worden voldoende verlucht, de temperatuur wordt op peil gehouden en onze opvang is uiteraard rookvrij. Er is video- en audiocontrole in de slaapkamers en we controleren ook de slapende kinderen met regelmaat. Kindjes slapen in principe op hun rug. Uitzonderingen worden besproken en schriftelijk vastgelegd in het attest voor afwijking van rugligging. Preventie kan helaas niet 100% voorkomen dat wiegendood optreedt. In deze hopelijk niet voorkomende gevallen, volgen wij de crisisprocedure.

Veiligheid bij uitstappen
In het kader van een duurzame sociale visie, vinden wij een lokale verankering van de kinderopvang van groot belang. We willen onze buurt kennen en we willen dat zij ons kennen. Occasioneel zullen wij een uitstap in de buurt van de kinderopvanglocatie plannen met de kinderen. Uiteraard zal dit enkel gebeuren als wij voldoende toezicht en extra hulp (vrijwilligers, studenten…) hebben. De veiligheid van de kinderen primeert. U zal steeds op de hoogte gebracht worden en inspraak hebben mocht u niet akkoord zijn.

Als we kinderen van school afhalen (enkel indien dit besproken is en vastgelegd in het opvangplan), dan gebeurt het vervoer conform de regelgeving.

Verzekering
Conform de richtlijnen van K&G beschikken wij over een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en een verzekering tegen lichamelijke ongevallen voor de opgevangen kinderen (polisnummer: 6.581.681).
Het kinderdagverblijf is niet verantwoordelijk voor beschadiging of diefstal van persoonlijke voorwerpen. Zolang de ouders in het gebouw van het kinderdagverblijf bij hun kind aanwezig zijn (dus ook tijdens de wendagen) en bij het brengen en het afhalen, blijven zij verantwoordelijk voor hun kinderen, alsook voor de kinderen die met hen mee naar het kinderdagverblijf komen.

Kwaliteitshandboek
Kinderopvangvoorzieningen met een capaciteit van meer dan 18 kinderen zijn verplicht om een kwaliteitshandboek op te stellen en voor te leggen aan zorginspectie. U kan dit als ouders ook raadplegen op vraag. Daarnaast wordt ook een dynamische risico-analyse opgemaakt waarbij de werking en accommodatie kritisch worden bekeken.

Privacy
De kinderopvang gebruikt uw gegevens in het kader van de activiteit van kinderopvang. Dit gebeurt conform de nieuwe GDPR richtlijnen. In bijlage zal u de nodige informatie vinden.
Onze begeleiders gaan vertrouwelijk om met informatie over uw kind en delen die niet mee aan derden. Wij zullen soms werken met studenten, vrijwilligers of anders tewerkgestelde kansengroepen. Ook aan hen zullen wij de regels rond vertrouwelijkheid en discretie opleggen.

Klachten
We hopen dat u iedere dag met uw zorgen en vragen terecht kan bij één van de begeleiders en dat er samen naar oplossingen gezocht kan worden. Wij zien ouders als volwaardige partners in de zorg rond hun kindje. Maar gaat het mis en hebt u toch een minder fijne ervaring, dan kan u altijd een afspraak maken met de verantwoordelijke en dan bekijken we op een rustig moment al uw vragen of bezorgdheden.

Als dat niet volstaat, kan u contact opnemen met de algemeen directeur van Fiola:
via e-mail: dirk.mombaerts@fiolavzw.be 
of per post: Groot Begijnhof 73, 9040 Sint-Amandsberg

Indien u van mening bent dat uw bedenkingen ontoereikend beantwoord werden, kunt u zich wenden tot:
Kind en Gezin
Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel
e-mail: klachtendienst@kindengezin.be

telefoonnummer Klachtendienst: 02 533 14 14

Voor een klacht over de privacy van persoonsgegevens:
https://www.privacycommission.be/nl/contact

Een dagje bij Fie & Ola

Regelmaat en voorspelbaarheid zijn een fijne houvast voor alle kinderen en onze werking kent een zekere structuur om rust te brengen. Uiteraard is het ritme van uw kindje de maatstaf en wordt dit gerespecteerd. We geven een beeld van hoe een dagje opvang er kán uitzien:

Vanaf 7u zal de begeleider van dienst je kindje verwelkomen. Liefst hebben we dat de kindjes vóór 9u30 aanwezig zijn. Als je kindje voor 8u30 aankomt, kan het nog een ontbijt eten bij ons. Bij voorkeur gebeurt dit wel thuis. De jasjes gaan aan de kapstok, de schoentjes op het rek. De persoonlijke spulletjes gaan in de bakjes in de leefgroep. Nog even vertellen hoe de nacht en ochtend zijn geweest en dan kus en knuffel en samen zwaaien naar mama of papa. Rond 9u doen we een verwelkomingsmomentje. We groeten de begeleiders en vriendjes. Rond 9u45 vullen we de maagjes met een gezond tussendoortje: fruit, soep, brood,… Tussendoor laten we de kindjes de ruimte om zelfstandig te spelen en bieden hen daartoe de nodige uitdagingen. We voorzien ook activiteiten zoals knutselen, voorlezen, sherborne, bewegingsparcourtjes, snoezelen, knuffelen, muziek beluisteren en dansen, poppenkast,…
We gaan ook veel buiten: de natuur begroeten, beleven en ontdekken, gewoon wandelen of de diertjes voeren.
De kleinste kindjes eten rond 10u30 en rond 11u is het tijd voor de warme maaltijd van de peuters. We bereiden het eten dagelijks vers in onze eigen keuken. Het eten is niet alleen een noodzakelijk moment van de dag, hier worden ook vaardigheden geleerd zoals zelfstandigheid, sociale interacties, aangeven van grenzen,… Bij de maaltijd wordt er water gedronken en ook tussendoor kunnen de kinderen voldoende drinken. De meesten zullen na de maaltijd een dutje doen. Ook hier geven het vaste verzorgingsmoment, de liedjes of de boekjes duidelijkheid en voorspelbaarheid en kunnen ze rustig de oogjes sluiten. Rond 15u is het tijd voor fruit (fruitpap of stukjes fruit). Het leren eten van stukjes (fruit) is ook iets waar we met veel aandacht zullen aan werken. Daarna is er nog veel tijd om binnen of buiten verder te spelen tot mama of papa terug aan het deurtje verschijnt en het tijd is om de begeleiders uit te zwaaien.

Starten bij Fie & Ola

Inschrijven
Je kan de info over onze inclusieve kinderopvang vinden op onze website. Indien wij plaats hebben voor uw opvangvraag, zullen we een vrijblijvend kennismakingsbezoek plannen. Je kan dan een rondleiding krijgen en de werking leren kennen. Bij akkoord zullen we de schriftelijke overeenkomst tekenen en krijg je de uitleg over dit huishoudelijk reglement. De inschrijving is pas definitief na het volbrengen van de waarborg.
We houden tevens 1 plaatsje (half of voltijds) vrij voor een inclusie-kindje, om onze visie waar te kunnen maken.

Wenbeleid
Om de overgang tussen het thuismilieu en de opvang zo gunstig mogelijk te laten verlopen, heeft elk kind recht op wenmomenten. Zowel voor een kindje als voor de ouders, grootouders als brusjes kan een start in een groepsopvang spannend zijn en gepaard gaan met stress. We proberen hieraan tegemoet te komen door elkaar geleidelijk aan te leren kennen. Bij de inschrijving bespreken we het verloop van die wenmomenten.

Een voorbeeld hiervan kan zijn:

  • Je komt de eerste keer een uurtje samen kijken, spelen en beleven in de opvang. We kiezen een moment waarop het rustig is en we ook nog wat uitleg kunnen geven. Uiteraard gaat de dagelijkse werking wel door.
  • We voorzien een tweede moment waarop je kindje al eens een half uurtje in de groep alleen blijft. Intussen overlopen wij nog de nodige administratie. Je bent nog steeds dichtbij mocht het nodig zijn.
  • Een derde keer blijft je kindje een uur alleen in de opvang. Dit kan best in de dagen voorafgaand aan de eigenlijke start.

Deze wenmomenten zijn gratis. Wens je echter enkele halve dagen om te wennen, dan wordt dit als dagprijs aangerekend en is je kindje al volwaardig ingeschreven.

Wat breng je mee naar de opvang?
Om verwarring of verlies tegen te gaan, vragen wij om zoveel mogelijk te labelen wat van je kindje is.

  • Kledij:
    • Reserve boven-en onderkledij
    • Reserve body’s
    • Reserve kousjes
    • Pantoffels die in de opvang mogen blijven
    • Regenlaarzen die in de opvang mogen blijven
    • Jasje aangepast aan seizoen
    • Eventueel een regenpakje
    • Muts, handschoenen en sjaal of zomerpetje
    • Voldoende ondergoed en broekjes bij zindelijkheidstraining
  • Slaapzak aangepast aan het seizoen
  • Tutje/knuffel/doekje voor troost en slapen. Liefst een extra exemplaar dat mag blijven in de opvang.
  • Voeding:
    • Bij borstvoeding: ingevroren porties, goed van naam en datum voorzien
    • Bij flesvoeding: fles die je kindje gewend is, gevuld met juiste hoeveelheid water en poeder in doseerdoosjes. Geef zeker een extra portie mee!
    • Bij dieetvoeding of allergie: duidelijke beschrijving van de allergie en welk voedsel wel of niet toegestaan is
    • Bij sondevoeding: juiste apparatuur en de gespecialiseerde voeding
  • Verzorgingsproducten: als je andere dan onze standaard verzorgingsproducten wenst
  • Wasbare luiers: voorzie voldoende luiers en overbroekjes. Laat bij voorkeur een inlegrol achter in de opvang. De vuile luiers worden dagelijks meegegeven aan de ouders.

Wat voorzien wij zelf?

  • Luiers
  • Vochtige doekjes
  • Billenzalf of poeder
  • Koortswerende middelen voor uitzonderlijke situaties
  • Koortsthermometer
  • Zonnecrème, hiervoor vragen we een jaarlijkse bijdrage

Feest vieren
Wij vieren de verjaardag of het afscheid van je kindje graag als je dat wenst. Je hoeft echter geen geschenkje voor elk kindje mee te brengen. Een traktatie mag, maar is zeker niet verplicht. Wil je graag een traktatie geven: bij voorkeur iets dat wij na het fruit in de namiddag kunnen geven zoals cake, koekjes of wafeltjes (zonder chocolade, slagroom,…) of een gezamenlijk geschenkje voor de opvang zoals een boekje of speeltje.

Wijzigingen huishoudelijk reglement

Wij kunnen dit huishoudelijk reglement wijzigen zonder uw akkoord. We zullen u de gewijzigde versie bezorgen die u voor ontvangst en kennisneming moet ondertekenen. Als de wijziging echter in uw nadeel is, zoals een aanpassing van het prijsbeleid, dan brengen wij u daarvan op de hoogte 3 maand voorafgaand aan de wijziging. Indien u niet akkoord gaat, hebt u het recht om de opvang stop te zetten, mits schriftelijke kennisgeving aan de organisator ten laatste 2 weken na de kennisname van de wijzigingen. Indien dit correct gebeurt, vervalt de opzegvergoeding.